Har du koll på ditt företags programlicenser?

Min tes är enkel: Det är i stort sett omöjligt att hålla reda på om ett företag har rätt licenser för att köra de program som är installerade på företagets datorer. Och hur ska de enkelt kunna bevisa att de har licenser?

Stora bolag med egna stora IT-avdelningar eller feta outsourcingavtal kan köpa speciell programvara som t.ex. IBM Tivoli. Men alla andra då?

Ta ett typiskt småföretag med 10-15 persondatorer och 1-2 servar. Varje PC har sannolikt Windows + Office och sannolikt ytterligare 2-5 licensbelagda program som inte är gratis enligt licensvillkoren. Severn har Windows, nåt ERP system och en databas. Troligen har alla befintliga maskiner någon gång ersatt en gammal maskin som gjorde ett liknande jobb. Ofta flyttas programmen bara över till nya maskinen. Programmen har sannolikt också uppdaterats åtminstone någon gång, ofta flera gånger.

Vissa program var installerade vid inköp av maskinen. Andra har köpts separat. Några har följt med ”gratis” med inköpet av annan hårdvara (=hårdvaran är ”kvittot” på att du har licens). Några program levererades på CD-ROM (=ett kvitto på att du har en licens), några kräver dessutom en aktiveringskod för att kunna installeras (koden är kvittot). Några levererades gratis via Internet, men kräver en kod för att fungera (koden är kvittot på licensen), Några använder kvittot/fakturan på inköpstransaktionen som bevis för att du har licens. I andra fall är ett köpeavtal kvittot på licensen.

Så lång är det kanske hanterbart om man har förmågan att samla in alla ”licenskvitton”, en prestation bara det. Men sedan blir det bara värre.

De flesta uppgraderingar kräver att du har licens på ursprungliga produkten. I många fall går det inte att installera uppgraderingen om du inte har den ursprungliga produkten installerad eller har dess CD-ROM skiva tillhands. För att bevisa att du har rätt att använda uppgraderingen måste du alltså kunna visa upp någon form av kvitto på att du:
1) har licens på uppgraderingen och
2) licens på ursprungliga programmet.

Men det blir värre.

Vissa programtillverkare tillåter att programmet används på flera datorer, t.ex. en stationär och en portabel, så länge de inte används samtidigt. Logiskt kan tyckas. Men i verkliga livet inträffar titt som tätt att företagets datorer omdisponeras. I samband med t.ex. en nyanställning så får den nyanställde ta över chefens stationära dator och chefen behåller sin portabla. Plötsligt gäller andra licensvillkor trots att företaget nog upplever att de inte ändrat något. De har ju samma mängd datorer & program.

Och så här håller det på.

Min poäng är: Hur skall ett litet företag någonsin kunna hålla reda på den här soppan? Vore det inte rimligt med någon sorts standardverktyg för att hålla reda på det? Och minsta gemensamma nämnaren för programmen är ju operativsystemet. Borde inte det hållar reda på vilka program jag har och min rätt att använda dem?